1.   Kế hoạch tổng thể  (Work Break Down Structure)

Kế hoạch tổng thể được thiết kế theo cấu trúc hình cây, cho phép theo dõi toàn bộ dự án hoặc chỉ một phần dự án.

Kế hoạch tổng thể có thể tải nhập dễ dàng từ Excel bằng cách copy và paste thẳng vào Phoebus.

Kế hoạch tổng thể sau khi được phê duyệt sẽ được khóa lại (locked) và không thể sửa đổi cấu trúc. Chỉ admin hệ thống mới có thể mở khóa trở lại.

Lưu vết (Audit trail) cho phép theo dõi bất kỳ thay đổi nào trên kế hoạch tổng thể.

2.   Phê duyệt cấu trúc ngân sách

Kế hoạch tổng thể được đưa vào Phoebus cùng ngân sách dự trù cho từng hạng mục công việc nhỏ nhất. Quy trình phê duyệt ngân sách được theo dõi chi tiết. Mỗi thay đổi trên ngân sách được cập nhật chi tiết về giá trị, cơ sở tính toán, các tài liệu tham chiếu liên quan, người đề nghị thay đổi … 

3.   Nhập giá trị các hạng mục ngân sách

Mỗi hạng mục ngân sách báo gồm nhiều nhật ký, mỗi nhật ký thể hiện giá trị khởi đầu (giá trị thiết kế)  và các giá trị điều chỉnh (giá trị thương mại). Tổng hợp toàn bộ giá trị ban đầu và các khỏan điều chỉnh tạo nên giá trị của hạng mục.

Giá trị ngân sách hỗ trợ đa tiền tệ. Các hạng mục có thể ghi nhận bằng nhiều ngoại tệ khác nhau.

Bên cạnh giá trị bằng tiền, nhân sách có thể ghi nhận thêm các giá trị khác như số lượng, số giờ công, nguyên vật liệu …

Nhật ký chi tiết các hạng mục ngân sách có thể được tải nhập dễ dàng từ Excel bằng cách copy và paste thẳng vào Phoebus.

4.   Phê duyệt ngân sách

Khi hạng mục ngân sách được phê duyệt. Hạng mục đó sẽ được khóa lại (locked)  và không thể sửa đổi gì thêm. Có thể phê duyệt 1 hạng mục hoặc 1 nhóm các hạng mục cùng lúc.

5.   Các phiên bản ngân sách và phê duyệt

Sau khi được phê duyệt, nếu muốn thay đổi ngân sách. Người sử dụng phải nhận thêm các điều chỉnh +/- vào hạng mục. Các khoản điều chỉnh này có thể theo dõi thành các phiên bản (version).  Phoebus cho phép in ra chi tiết và so sánh từng version của ngân sách.

Cam kết thực hiện

Cam kết thực hiện thể hiện chính xác các hợp đồng/ PO/SO đã ký trong quá trình thực hiện dự án.

Các cam kết được ghi nhận chi tiết cho từng hạng mục ngân sách. Cho phép tổng hợp toàn bộ các hợp đồng/PO/SO theo từng dự án, hoặc từng hạng mục cha, hạng mục con …

10 mã phân tích cam kết cho phép ghi nhận các thông tin về nhà thầu (Supplier), gói thầu (ITB No), số HĐ, số PO/SO … tùy theo ý đồ và yêu cầu quản trị.

Bảng điều khiển thể hiện rõ 2 cột so sánh ngân sách / cam kết thực hiện và có thể thấy ngay các hợp đồng có vượt quá ngân sách hay không.

Phoebus cho phép kết nối với các hệ thống quản trị Procurement khác có sẵn để lấy thông tin về cam kết thực hiện. Hoặc sử dụng luôn phần nhập liệu cam kết trong Phoebus.  Phoebus cho phép từ hạng mục bất kỳ drilldown xuống các hợp đồng , PO/SO ngay cả khi các thông tin này nằm ở hệ quản trị không phải Phoebus.

Kế hoạch thực hiện dự án

1.   Chia pha thực hiện các hạng mục. Dự báo kế hoạch thực hiện

Kế hoạch thực hiện được chia pha để phục vụ 2 nhóm yêu cầu quản trị

·         Quản trị tiến độ thực hiện cho nhóm cost control, dự báo trước và cập nhật tình hình thực hiện từng hạng mục.

·         Cho phép nhóm tài chính thấy trước luồng tiền cần chuẩn bị để thanh toán cho các hạng mục sắp hoàn thành.

Trong trường hợp  triển khai phân hệ Cost Management ở trung tâm. Còn dữ liệu ngân sách và dự báo nằm ở các chi nhánh (site) khác nhau và không sử dụng Phoebus Cost Management ở các site. Dữ liệu chi phí và dự báo có thể được trích xuất từ hệ thống hiện hành , chuyển về Trung tâm và tải nhập vào phân hệ Cost management để hợp nhất. Yêu cầu tiên quyết là các chi nhánh (site)  phải sử dung đồng bộ các mã ngân sách với trung tâm

2.   Nghiệm thu phần công việc đã hoàn tất

Công việc khi đã nghiệm thu sẽ chuyển từ trạng thái dự báo (Forecast) sang trạng thái hoàn tất (VOWD – Value of work done)

Phoebus cho phép báo cáo so sánh tiến độ công việc thực tế và kế hoạch ban đầu.

3.   Các báo cáo quản trị ngân sách / cam kết / thực hiện.

Phoebus Dashboard được sử dụng để trình bày báo cáo, bảng biểu tùy biến theo ý đồ và phương pháp quản trị dự án.

 

Thanh toán thực tế

1.   Kiểm soát tiến độ thanh toán/ kết quả nghiệm thu

Thanh toán thực tế là các nhật ký thanh toán từ dữ liệu phòng tài chính kế toán.

Giá trị thanh toán thực tế được trích xuất trực tiếp từ phần mềm kế toán và tích hợp vào bảng điều khiển/ báo cáo Phoebus. Phoebus cho phép drilldown xuống các nhật ký và xem từng chứng từ thanh toán qua chức năng liên kết chứng từ (document link).

Phần mền kế toán không nhất thiết phải là Phoebus Ledger Accounting, nó có thể là bất kỳ phần mềm nào. Phoebus cho phép thiết lập các truy vấn để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách dễ dàng.